Una de las tareas mas importantes que debe abordar el nuevo propietario del negocio es crear un presupuesto inicial para la nueva empresa, de modo que pueda ver los ingresos y gastos esperados y las necesidades de efectivo.
Antes de comenzar, considera por qué necesitas dedicar tiempo para crear un presupuesto. Es un enorme error creer que solo aquellas empresas que necesitan un financiamiento bancario, son los únicos en necesidad de crear un presupuesto de empresa.
Muy lejos de la realidad: todas las empresas sin importar el tamaño (entre mas pequeña, es mas importante), sin importar el sector ni nicho dee mercado, todos necesitamos crear un presupuesto inicial para nuestro negocio.
El presupuesto sigue siendo un ejercicio valioso para cualquier negocio nuevo y continuo. El presupuesto de empresa es un componente clave de tu plan de negocio.
Algunas cosas para pensar antes de comenzar:
- ¿Qué necesitas para abrir las puertas de tu negocio el primer día?
- ¿Cuáles serán tus costos fijos y variables de manera continua?
- ¿Qué puede contribuir para mantener bajos tus costos (muebles, por ejemplo)?
- ¿Qué puedes obtener como donaciones de amigos y familiares?
Mantenga sus «elementos imprescindibles» al mínimo. Cuanto menos fondos necesites para el inicio de tu negocio, antes podrás comenzar a obtener ganancias.
Paso 1: planifica el «primer día» de la creación de tu empresa
Comience por determinar lo que vas a «hacer el primer día» de tu negocio, para abrir las puertas (o poner en funcionamiento su sitio web) y comenzar a aceptar clientes.
El presupuesto inicial del «primer día» se puede dividir en cuatro (4) categorías. Dependiendo de tu situación, algunas de las categorías pueden no aplicarse a tu negocio. Las categorías se describen a continuación:
Costos de las instalaciones
para la ubicación de su negocio, incluidos todos los costos de establecer una ubicación arrendada para su tienda, oficina, almacén o para comprar un edificio.
Estos costos pueden denominarse mejoras de arrendamiento o mejoras de inquilinos. Por ejemplo, es posible que necesite paredes o un baño o un área segura especial en su oficina o edificio.
Si está trabajando desde su casa, probablemente no tendrá costos de ubicación, pero puede tener costos para arreglar una habitación en su hogar para una oficina o una pequeña área de producción en su garaje.
Los costos de las instalaciones también incluyen depósitos de seguridad de arrendamiento y señalización.
Activos fijos (a veces llamados gastos de capital ), para muebles, equipos y vehículos necesarios para configurar su ubicación y comenzar su negocio.
Los activos fijos también incluyen computadoras y maquinaria, muebles y cualquier cosa para su oficina, tienda o almacén que sea necesaria para establecer su negocio.
Materiales y suministros, como suministros de oficina, publicidad y materiales de promoción. Necesitará un suministro inicial de estos para comenzar.
Otros costos, como los honorarios iniciales a un contador para ayudarlo a configurar su sistema de contabilidad, licencias y permisos locales , depósitos de seguros y honorarios legales para registrar su negocio en entidades gubernamentales (como su estado) y preparar documentos operativos.
En su lista de estos costos iniciales, incluya los artículos que está contribuyendo al negocio, como una computadora y muebles de oficina.
Tenga en cuenta el costo de estos elementos en su lista para que pueda obtener crédito para ellos como garantía para un préstamo comercial.
Paso 2: Estime los gastos mensuales fijos y variables
Los gastos fijos son costos que no cambian y no dependen de la cantidad de clientes que tenga. Recopile información sobre sus gastos fijos cada mes.
Aquí hay una lista de los gastos fijos mensuales más comunes:
- Alquilar
- Utilidades
- Teléfonos (teléfonos comerciales y celulares)
- Procesamiento de tarjeta de crédito – tarifas mensuales (las tarifas de transacción son variables)
- Tarifas de servicio del sitio web
- Pagos de alquiler de equipos
- Material de oficina
- Cuotas y suscripciones a publicaciones profesionales
- Compromisos de publicidad, publicidad y promoción, como redes sociales o anuncios continuos en línea
- Seguro de negocio
- Honorarios profesionales (legales y contables)
- Pago / Beneficios a los empleados (Esta categoría es semi-fija, porque a veces puede reducir los costos de sus empleados).
- Gastos varios
- Pago de préstamos comerciales
Luego agregue gastos variables. Estos son gastos que cambiarán con la cantidad de clientes con los que trabaje cada mes.
Estos pueden incluir:
- Gastos de envío, envío, embalaje y envío.
- Comisiones por ventas
- Costos de producción
- Materias primas
- El precio al por mayor de los bienes que se revenderán
- Embalaje y gastos de envío.
Si tiene un negocio de servicios, es posible que no necesite muchos gastos variables.
Paso 3 – Estimación de ventas mensuales
Esta es probablemente la parte más difícil de un presupuesto porque no sabe qué ventas serán para una nueva empresa.
Es posible que desee hacer tres proyecciones de ventas diferentes:
- El mejor de los casos, en el que muestra su estimación más optimista para las ventas del primer año
- En el peor de los casos, en el que muestra su escenario menos optimista, con muy pocas ventas durante los primeros seis meses a un año.
- Probable escenario, en algún punto intermedio. El escenario probable sería el de mostrarle a su prestamista.
Para ser realista en su presupuesto, debe asumir que no se recaudarán todas las ventas. Según el tipo de negocio que tenga y la forma en que los clientes pagan, es posible que tenga un porcentaje de cobros mayor o menor.
Incluya un porcentaje de cobros junto con su estimación de ventas para cada mes.
Por ejemplo, si estima que las ventas en el primer mes serán de € 50,000 y su porcentaje de cobro es del 85%, muestre que su efectivo para el mes sea de € 42,500.
Calcule los costos variables de ventas para cada mes en función de las ventas del mes. Por ejemplo, si sus ventas estimadas para un mes son de 2,500 unidades y sus costos variables son € 5.50 por unidad, los costos variables totales para el mes serían de € 13,750.
Agregue los costos variables mensuales a los costos fijos mensuales para obtener los costos mensuales totales (gastos).
Si está vendiendo productos, es posible que desee calcular su punto de equilibrio para incluirlo en su presupuesto. El punto de equilibrio muestra cuándo comenzará a obtener ganancias en cada venta.
Paso 4: crear un estado de flujo de efectivo
El flujo de efectivo es, literalmente, la cantidad de dinero que entra y sale de su negocio cada mes.
Administrar su flujo de efectivo es una herramienta clave para mantener a flote su nuevo negocio. Y el flujo de caja es más importante que las ganancias.
Puede obtener ganancias en papel, pero si no tiene dinero en el banco, su empresa no podrá pagar sus facturas.
Comience su estado de flujo de efectivo combinando los costos totales con las colecciones totales de dinero de todas las ventas de cada mes.
Recuerde que las ventas y los cobros pueden ser diferentes, a menos que tenga un negocio de efectivo o crédito. Para el estado de flujo de efectivo, deberá utilizar cobros.
Los totales de flujo de caja mensual deberían verse más o menos así:
- Ventas mensuales € 50,000
- Cobrado € 42,500 recaudados
- Costos fijos totales € 26,900
- Costo variable total € 13,750
- Saldo total de efectivo € 2,150
Los € 2,150 representan su saldo total de efectivo para el mes, no su ganancia.
Al cambiar sus cifras de ventas utilizando los tres escenarios anteriores, puede ver el resultado en su saldo de caja al final de cada mes.
Este saldo de efectivo puede brindarle información sobre sus necesidades de efectivo y cuánto podría necesitar pedir prestado para capital de trabajo .
Consejos para crear su presupuesto inicial de empresa
- Use su programa de software de contabilidad para crear su presupuesto, de modo que pueda usar las cuentas existentes y hacer cambios más fácilmente. Si no tiene un programa de software de contabilidad, puede usar una hoja de cálculo.
- La mayoría de los prestamistas requieren tres años de estados de flujo de efectivo mensualmente y tres años de declaraciones de ingresos (P&L) trimestrales y anuales.
- Los impuestos a las ganancias son un gasto variable, y usted no sabe qué impuestos tendrá que pagar hasta que calcule su ingreso neto. No incluya impuestos en gastos fijos o gastos variables, pero haga de estos una categoría separada.
Lo que necesitas para crear tu presupuesto
- Un programa de software de contabilidad o un programa de hoja de cálculo.
- Información sobre los costos asociados con la venta de productos.
Lo más importante que debe saber sobre la creación de un presupuesto inicial de empresa:
La estimación de ventas debe ser baja BAJA y la proyección de gastos ALTA. Todo siempre cuesta más de lo que crees, y llevará más tiempo para que las ventas funcionen de lo que los emprendedores, enamorados de su idea, suelen estimar.
