Ser más eficaces en nuestro trabajo no tiene por qué ir implicar más estrés. Todo lo contrario
Para aumentar nuestra productividad sin estresarnos no existe la fórmula de la Coca-Cola ni una única regla de oro casi secreta que nos asegure ser más eficaces en nuestro trabajo sin aumentar nuestros niveles de ansiedad. Sin embargo, sí existen ciertos trucos y cambios de hábitos que nos pueden ayudar (y mucho). “Las variables asociadas a la productividad tienen que ver con la organización y atención centrada en objetivos y metas, así como la planificación y ejecución de dichos pasos hasta alcanzar las metas, generando impacto y resultados significativos en aquello que se quiere conseguir. El tiempo dedicado está centrado en dichas tareas, teniendo la capacidad de no centrar la atención en distracciones, o en aquellas tareas que no aportan valor”, explica la psicóloga Pilar Conde, directora de Clínicas Origen. Esa teoría implica poner en práctica ciertas recomendaciones de experto que ayudan a mejorar nuestra eficacia en nuestro entorno laboral y, al mismo tiempo, a mejorar nuestra calidad de vida. Porque ser eficaces en el trabajo también depende de cómo nos cuidemos y de cómo disfrutemos nuestro tiempo de ocio.
1. ATENCIÓN PLENA TAMBIÉN EN TU TIEMPO LIBRE
La productividad va ligada a la atención plena y a la importancia de centrar el foco en una única tarea para sacarla adelante. Y eso implica aplicar la misma regla en nuestro tiempo libre. “Las personas también tenemos límites atencionales y para ser productivos también hay que cuidar otras áreas de las personas como el sueño, los hábitos alimenticios, el ocio, el bienestar personal, familiar… Se trata de centrar la atención plena en los diferentes momentos que viva la persona porque tan importante es disfrutar de nuestro tiempo de ocio y disfrute como tener la atención plena en nuestros objetivos y metas en nuestra jornada laboral”, apunta Pilar Conde.
2. DEDICA LOS 5 PRIMEROS MINUTOS DE TU JORNADA A ESTO
Manuel Fernández, profesor de Economía y Empresa de Universitat Oberta de Catalunya, recomienda dedicar 5 minutos al comienzo del día a definir lo que el llama objetivo de oro. “Se trata de un micro-objetivo en lo personal, en lo social y en lo espiritual. Cierra el día revisando esos objetivos. Si lo haces los 365 del año impulsas tu vida a otro nivel”, explica .
3. ORGANIZA LAS TAREAS CON LA REGLA DEL SEMÁFORO
Puede que la organización sea la característica universal que une a las personas más productivas. Se trata de una habilidad que se puede trabajar de diferentes maneras. Pilar Conde propone hacerlo de la siguiente manera. “Lo primero que hay que tener claro en que se nos mide, cuáles son los resultados que esperan de nosotros o cuáles son los que queremos conseguir. Ver todas las tareas que impactan en dicho resultado, dividirlas en tres bloques de importancia, lo puedes hacer como si fueran los colores de un semáforo (rojo, amarillo y verde). La jornada empezaría con las más importantes, las rojas. Luego amarillas y por último las verdes”.
4. PRIMERO LAS ‘TAREAS ROCA’
En línea a lo anterior, Manuel Fernández insiste en la importancia de hacer primero las tareas roca, es decir, las tareas importantes que una vez programadas no se pueden mover de la agenda. “Después tenemos tareas de avance, aquellas que te permiten acercarte a un objetivo programado. Y las tareas hippies: actividades que le chiflan a tu cerebro (mirar un contenido, contestar correos intrascendentes, revisar redes, ordenar papeles). Organiza tu jornada de trabajo con este patrón”, explica.
5. HAZ PUZZLES PARA CAMBIAR DE FOTO
Si en un momento dado te bloqueas durante tu jornada, evita entrar en un círculo vicioso haciendo algo tan sencillo como esto. “Desconecta durante unos segundos o unos minutos, lo máximo posible, de tu mesa de trabajo y de los temas en los que tenías puesta la mente. Hay ejecutivos que hablan maravillas de hacer puzles durante unos breves minutos para cambiar el foco”, explica Isaac Prada, experto en productividad e instructor de la plataforma de aprendizaje online Udemy.
6. HABLA CON TUS COMPAÑEROS
Tal y como puntualiza Isaac Prada, otras opciones para poner nuestra mente en otra cosa en un momento de bloqueo puede ser hablar con nuestros compañeros de otro tema que no tenga nada que ver con el trabajo. Algo en lo que insiste también Pilar Conde: “En ese momento la ansiedad y el estrés están gobernando, por lo que lo primero sería buscar una vía para poder disminuir ese pico, realizar alguna actividad que nos permita rebajar la intensidad de la emoción que estemos viviendo. Puede ser hablar con un compañero, ir a almorzar, salir a que nos de el aire. Una vez bajado el pico, responder a la pregunta: ‘¿Qué quiere conseguir hoy? ¿Cómo podría hacerlo? ¿Cuál es la mejor opción? ¿Como la voy a planificar y organizar? Si no somos capaces de manera individual, apoyarnos en algún compañero con el que tengamos confianza. Un punto de vista externo siempre ayuda a verlo de manera diferente”.
7. TRABAJA DE FORMA TEMÁTICA
Eso implica, según Isaac Prada, trabajar con las mañanas y tardes de cada día dedicadas a temas diferentes pero siempre los mismos cada día. “Por ejemplo, los lunes por la mañana estrategia o las tardes de los jueves reuniones sobre producto, con tiempo intermedio para tareas generales como revisar el correo o reuniones y mucho más margen del que solemos dejar para absorber la inmensa cantidad de interrupciones e imprevistos que todos tenemos (en torno a un 25% del tiempo de cada jornada, según el estudio reciente más amplio de gestión del tiempo, llevado a cabo por la Universidad de Harvard en 2018)”. Manuel Fernández resalta también la importancia de trabajar por bloques y no mezclar esos bloques (olvida la multitarea).
8. MÁRCATE TRES PRIORIDADES A LA SEMANA
Las listas interminables de tareas suelen ser utópicas y pueden provocar bastante ansiedad. Por eso, el experto de Udemy aconseja priorizar y aprender a descartar, quedándonos con lo que de verdad va a tener más impacto tanto en la empresa como en nuestros proyectos. “Es importante que pensemos en las tres prioridades que de verdad queremos cumplir cada semana y organicemos nuestra rutina para conseguirlas sí o sí y al máximo, y no obsesionarnos por listas de tareas interminables que no paran de crecer y que nunca conseguimos acabar”.
9. PLANIFICA SIEMPRE EL DÍA SIGUIENTE
Te dará paz mental (y ayudará a tu eficacia) dedicar un tiempo al cierre de tu jornada laboral planificando el día siguiente. “La última actividad de la jornada laboral debería ser la planificación cuidadosa del día siguiente y la evaluación si has acabado tus tareas roca y tus tareas de avance. Con este simple ejercicio pones las cosas en orden y aceleras el arranque de tu productividad”, señala Manuel Fernández.
10. CREA UN AMBIENTE DE TRABAJO HYGGE
“Tienes que disponer de un rincón de trabajo agradable. Cuida los aspectos relacionados con la ergonomía, ruido, luz, ventilación, mobiliario. Cuando estamos en un espacio concluye Fernández.
